So erstellst du schnell ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word

Apr 14, 2022 | Formatierungstipps

Es gibt bestimmte Etwasse, die erleichtern uns das Leben – zum Beispiel ein Entsafter oder ein Lockenstab. Auch ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word gehört zu diesen Dingen – es erleichtert uns das Finalisieren einer akademischen Arbeit ungemein. Du kannst dir die Seiten, auf denen sich die Überschriften befinden, natürlich einzeln notieren und das Inhaltsverzeichnis immer wieder händisch anpassen, bis alles am Ende (hoffentlich) stimmt – go for it. Hast du jedoch erst einmal ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word erstellt, kannst du die Seiten mit einem Klick immer wieder neu aktualisieren. Das spart Zeit und reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit (#effizienz).

INHALT

Wie kannst du ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen?

Automatisches Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Troubleshooting

Wie kannst du ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen?

Um ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word zu erstellen, das zum Beispiel so aussieht wie das auf dem Screenshot, brauchst du nicht viel Zeit. Hier erfährst du, wie du schnell eines in deine akademische Arbeit einfügen kannst:
Dieser Screenshot zeigt ein automatisch erstelltes Inhaltsverzeichnis in Word.

Step 1: Festlegen, was Überschriften sind

Um ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word zu erstellen, klicke zunächst auf den Reiter Start. Dort findest du das Feld Formatvorlagen, mit dem du dich vielleicht bislang noch nicht auseinandergesetzt hast. Es wirkt vielleicht am Anfang etwas befremdlich, ist aber insgesamt sehr praktisch – zum Beispiel kannst du hier die Standardschrift für dein Dokument einstellen. Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf das Standard-Feld und dann auf Ändern. So musst du beispielsweise nicht immer alle Absätze händisch von Calibri auf Arial umstellen. Ebenso kannst du hier die Formatierung deiner Überschriften ändern, was uns nun endlich auch zu Step 1 bringt:

Zunächst musst du Word sagen, welche Textstellen in deiner Arbeit Überschriften sind. Das geht ganz einfach: Markiere eine Zeile und klicke dann auf Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3 – je nachdem, ob es sich um den Titel eines Kapitels, Abschnitts oder Unterabschnitts handelt:

1 Überschrift

1.1 Überschrift 2

1.2 Überschrift 2

           1.2.1 Überschrift 3

                     1.2.1.1 Überschrift 4

                      1.2.1.2 Überschrift 4

            1.2.2 Überschrift 3

2 Überschrift 1

Step 2: Automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen

Jetzt kannst du dein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen. Gehe dazu in den Reiter Referenzen und klicke dann auf Inhaltsverzeichnis. Hier hast du zwei Möglichkeiten:
I. Schnell, aber effektiv: Wähle Automatisches Inhaltsverzeichnis.

Word fügt sofort ein fertig formatiertes Inhaltsverzeichnis ein – designtechnisch nicht ausgeklügelt, aber solide und für eine akademische Arbeit gut geeignet.

II. Weniger schnell, dafür individuell: Wähle Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis.

Hier kannst du die Gestaltung deines automatischen Inhaltsverzeichnisses nach deinen Wünschen (oder Vorgaben) anpassen – zum Beispiel so, wie wir es in dem Beispiel oben gemacht haben. Klicke dazu zuerst auf Ändern. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem du eine Auflistung mit Verzeichnis 1, Verzeichnis 2, Verzeichnis 3 usw. siehst, die du jeweils ändern kannst. (Klicke dazu erneut auf Ändern.) Verzeichnis steht dabei für Überschrift, d. h. wenn du Verzeichnis 1 anpasst, änderst du damit die Darstellung der 1er-Überschriften im Inhaltsverzeichnis. (Mit den Formatvorlagen von vorhin hat dies nichts zu tun – die Formatierung deiner Überschriften im Fließtext ändert sich dadurch nicht.) Du kannst hier die Schriftart und -größe, die Abstände und andere Formatierungsparameter anpassen, wie du es von Word gewohnt bist.

Hast du alle Änderungen vorgenommen, klicke zweimal hintereinander auf OK – Word erstellt jetzt automatisch dein Inhaltsverzeichnis.

Dieser Screenshot zeigt, wo man in den Inhaltsverzeichnis-Einstellungen in Word die angezeigten Ebenen anpassen kann.
Dieser Screenshot zeigt, wo die Verzeichnisse in Word für das automatische Inhaltsverzeichnis angepasst werden können.
Dieser Screenshot zeigt das Fenster, in dem die Überschriften für das automatische Inhaltsverzeichnis formatiert werden können.

Automatisches Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Eingangs haben wir ja erwähnt, dass das Schöne an einem automatischen Inhaltsverzeichnis die unkomplizierte Anpassung der Seitenzahlen und Überschriftentexte ist, wenn es erst einmal erstellt wurde. Um dein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word zu aktualisieren, klicke entweder auf Referenzen > Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis aktualisieren oder mit der rechten Maustaste ins Inhaltsverzeichnis selbst und dann auf Felder aktualisieren. Das Einzige, worum du dich jetzt also noch zu kümmern brauchst, ist, dass du dein Inhaltsverzeichnis vor der Abgabe aktualisierst, sodass es richtig gedruckt wird. Wenn du Korrektur und Lektorat bei uns buchst, machen wir dies selbstverständlich auch. Trotzdem empfehlen wir dir, das Inhaltsverzeichnis sicherheitshalber erneut zu aktualisieren, nachdem du die Korrekturen übernommen hast.

Troubleshooting

Problem: Das automatische Inhaltsverzeichnis umfasst nicht alle Überschriften.

Lösung 1: Du musst mehr Ebenen zulassen.
Wenn Word die Überschriften von Unterabschnitten scheinbar nicht erkennt, kann es sein, dass du für dein automatisches Inhaltsverzeichnis mehr Ebenen zulassen musst. Klicke dazu auf Inhaltsverzeichnis > Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis. Unter Allgemein findest du die Einstellung Ebenen anzeigen, die standardmäßig auf 3 steht. Sollen auch Abschnitte der vierten Ebene (zum Beispiel Abschnitt 1.2.1.1) angezeigt werden, stelle den Zähler hier einfach auf 4.

Lösung 2: Du hast die Überschriften nicht mit der richtigen Formatvorlage definiert.
Du solltest deine Titel mit den standardmäßig vorhandenen Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw. definieren. Andernfalls ist es möglich, dass das automatische Inhaltsverzeichnis die definierte Überschrift nicht als solche erkennt. Möchtest du andere als die Standard-Formatvorlagen im Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen, gehe auf Inhaltsverzeichnis > Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis > Ändern. Wähle dann das Verzeichnis aus, das nicht aufscheint und klicke erneut auf Ändern. Unter Formatvorlage basiert auf: kannst du dann jene auswählen, die Word für das Erstellen deines automatischen Inhaltsverzeichnisses verwenden soll.

Quellen:

Microsoft (o. J.a): Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses. (https://support.microsoft.com/de-de/office/einf%C3%BCgen-eines-inhaltsverzeichnisses-882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0) [14.04.2022].

Microsoft (o. J.b): Formatieren oder Anpassen eines Inhaltsverzeichnisses. (https://support.microsoft.com/de-de/office/formatieren-oder-anpassen-eines-inhaltsverzeichnisses-9d85eb9c-0b55-4795-8abb-a49885b3a58d) [14.04.2022].

Microsoft (o. J.c): Aktualisieren eines Inhaltsverzeichnisses. (https://support.microsoft.com/de-de/office/aktualisieren-eines-inhaltsverzeichnisses-6c727329-d8fd-44fe-83b7-fa7fe3d8ac7a) [14.04.2022].